Cập nhật Mẫu Sổ theo dõi khách ra vào cổng mới nhất

Sổ theo dõi khách ra vào cổng là một công cụ quan trọng trong quản lý an ninh và kiểm soát ra vào khu vực. ghi chép lại toàn bộ thông tin về các khách hàng ra vào công ty giúp họ nắm bắt tình hình khu vực càng tốt hơn và đưa ra các phương án bảo vệ phù hợp. Hãy cùng baovesonglong tìm hiểu nội dung cần có trong mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty cần có những gì ? Một vài lưu ý khi sử dụng sổ theo dõi khách ra vào cổng mời bạn tham khảo thông tin chi tiết dưới đây. 

Sổ theo dõi khách ra vào cổng là gì ? 

Sổ theo dõi khách ra vào cổng là một công cụ quan trọng để theo dõi và kiểm soát việc ra vào của khách hàng ra vào công ty hằng ngày. sổ này thường được sử dụng trong các tòa nhà văn phòng, chung cư, trường học, bệnh viện và các địa điểm công cộng khác.

Điều quan trọng cần biết về sổ theo dõi khách ra vào cổng là nó cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các người vào và ra khỏi tòa nhà hoặc khu vực đó. Mỗi trang trong sổ bao gồm các cột thông tin cơ bản như tên khách hàng hoặc nhân viên, địa chỉ liên lạc, ngày tháng và thời gian vào ra và lý do vào ra.

Khi sử dụng sổ theo dõi khách ra vào cổng ta có thể theo dõi được lịch sử vào ra của mỗi người, đảm bảo an ninh và an toàn trong khu vực. Nếu có sự cố xảy ra, sổ theo dõi này cũng cung cấp thông tin hữu ích để giúp nhân viên quản lý tìm ra thủ phạm.

Ngoài ra, Mẫu Sổ theo dõi khách ra vào cổng cũng là công cụ hữu ích để thống kê số lượt vào ra trong một khoảng thời gian nhất định. 

Các lưu ý khi sử dụng Mẫu Sổ theo dõi khách ra vào cổng

Sổ theo dõi khách ra vào cổng là một công cụ quan trọng để giám sát việc ra vào cơ sở, đảm bảo an ninh an toàn. Tuy nhiên, để sử dụng mẫu sổ này hiệu quả, người quản lý cần lưu ý những điểm sau:

• Thiết lập đúng mẫu sổ: Nên sử dụng mẫu có đầy đủ các thông tin cần thiết như tên khách hàng, thời gian ra vào, mục đích ra vào,…
• Thực hiện theo quy trình: Cần xem xét và áp dụng đúng các quy định quản lý khách ra vào cổng. 
• Chỉ định trách nhiệm: Là người quản lý, bạn cần phải chỉ định trách nhiệm cho cán bộ chịu trách nhiệm sử dụng sổ theo dõi khách ra vào cổng. Điều này đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy 
• Đảm bảo quyền riêng tư: Khách hàng đã cho phép ra vào cơ sở nên việc thu thập thông tin về khách hàng phải được thực hiện theo đúng quy trình và đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng.
• Lưu trữ đúng quy định: Sau khi sử dụng, sổ theo dõi khách ra vào cổng phải được lưu trữ đầy đủ, bảo mật và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

Tóm lại, sử dụng Mẫu Sổ theo dõi khách ra vào cổng là rất quan trọng để đảm bảo an ninh an toàn. 

Nội dung cần có trong mẫu sổ theo dõi khách ra vào cổng

Để quản lý và kiểm soát lưu lượng khách vào và ra khỏi khuôn viên của một công ty, cơ quan hoặc tòa nhà, nhiều đơn vị sử dụng mẫu sổ theo dõi khách ra vào cổng, sổ này bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Thời gian: Chỉ ra thời gian khách hàng vào và ra khỏi khu vực được giám sát. Thông thường, mẫu sổ theo dõi khách ra vào cổng sẽ có các cột để ghi nhận thời gian như: ngày/tháng/năm, giờ vào, giờ ra.
• Tên khách hàng: Điền thông tin đầy đủ về tên khách hàng, bao gồm cả họ và tên đệm, để tiện cho việc ghi nhận và theo dõi. Đối với công ty, tên khách hàng có thể được thay bằng tên công ty hoặc tên đại diện cho công ty đó.
• Số điện thoại: Yêu cầu khách hàng để lại số điện thoại để liên lạc trong trường hợp cần thiết. Số điện thoại này sẽ được dùng để xác nhận thông tin khách hàng, đặc biệt là khi khách hàng vào và ra khỏi khuôn viên trong những thời điểm cuối ngày.
• Lý do vào ra: Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin về lý do vào ra công ty, như đến thăm viếng, tham dự hội nghị, hoặc thực hiện công việc tại đây. 

Sổ theo dõi khách ra vào cổng còn có thể thêm một số thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu của đơn vị sử dụng, như: số CMND/hộ chiếu của khách hàng

Kết luận

Kết luận sau khi tìm hiểu về Mẫu Sổ theo dõi khách ra vào cổng là cần phải biết rõ về nội dung và cách sử dụng của mẫu sổ này. Điều quan trọng cần lưu ý đó là đối với những doanh nghiệp, công ty, tòa nhà, cơ quan có nhu cầu quản lý lưu thông ra vào, việc tạo và sử dụng  sổ theo dõi khách ra vào cổng là cực kỳ quan trọng, giúp cho việc quản lý lưu thông trở nên chính xác hơn, giúp cho quản lý an ninh, bảo mật tốt hơn.

Bằng việc thực hiện đầy đủ các thông tin cần thiết trong Mẫu sổ này, doanh nghiệp sẽ có thể dễ dàng theo dõi những thông tin liên quan đến khách hàng, nhân viên, kế toán và đối tác của mình. Vì vậy, việc tạo và sử dụng Mẫu Sổ theo dõi khách ra vào cổng là rất cần thiết cho mỗi tổ chức, công ty, doanh nghiệp đang hoạt động.

>>> Xem thêm: Mẫu sổ theo dõi hàng hóa ra vào cổng